ペーパーレス会議を実現する「AZCLOUD SaaS Discussion」の便利機能

ファイル共有

タブレット端末でペーパーレス会議を実現する「AZCLOUD SaaS Discussion」。大量の紙資料を廃止することによるコストカットだけでなく、会議の効率改善にも大きな効果があると人気を集めています。
会議資料をクラウドで一元管理し、ボタン一つで参加者のタブレットに配信、タブレット上で快適な資料閲覧を可能にします。PDFや動画だけでなく、オプションでOffice形式の文章をPDF形式に自動変換するなど、幅広いファイル形式に対応。アカウントのボリュームに応じた定額サービスなのも人気の理由です。
また、誰でも気軽に利用できる判りやすいインターフェイスのため、複雑なマニュアルを読む必要がないのも大きなポイント。実際の利用を想定した、具体的な操作方法を見てみましょう。

1. ペーパーレス会議の準備

ペーパーレス会議を始めるにあたり、入室する会議室を選択後、ファイルの更新を行う。会議直前に発生した資料の差し替えにもスムーズに対応。

2. ペーパーレス会議準備（発表者）

会議開催に当たり、まず発表者がミーティング番号を選択し、その番号を閲覧者に通知。閲覧者が操作を完了するまで待機する。

3. ペーパーレス会議準備（閲覧者）

閲覧者は発表者から指定されたミーティング番号を選択し、資料共有の待機画面になることを確認。発表者が資料共有操作後、タブレットに表示されることを確認する。

4. ペーパーレス会議操作（発表者）

発表者がプレゼンの際に利用できる操作機能の利用方法を説明。（資料選択～資料の切り替え）

5. 発表資料のロック

発表中に、閲覧者が任意に操作することをロックする機能を説明。

6. メモ書き・付箋

資料に対しメモを追加する際の操作手順を説明。発表者メモ作成、会議での個人メモ作成などのシーンで活用。

7. 発表者向け、資料メモ保存機能

メモの活用例。発表者が予め資料にメモを作成し、発表するまでの流れを説明。発表者用のメモ機能の為、会議中の閲覧者には表示されない。

8. メモ書きアップロード

メモの活用例。閲覧者が会議資料に対するメモ書きの方法と、保存方法を説明。

使い勝手の良さはもちろんの事、セキュリティへの配慮もぬかりありません。配布資料の時限消去や、遠隔消去など、重要度に応じたセキュリティ設定が可能のため、一般企業だけでなく地方自治体や教育機関、病院等にも導入されています。
役員・経営会議、セミナー、発表会、教育研修など、様々なシーンで確実な情報共有とスムーズな進行が実現できる「ペーパーレス会議」。この機会に、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
（azmarche事務局）